Одним из приоритетных направлений фондовой работы является учет музейных предметов и коллекций. Для учета в музеях активно внедряются и используются автоматизированные системы. Существует несколько систем, наиболее известными являются – КАМИС, АС–Музей. Программы позволяют обеспечить ввод, обработку и сохранение информации о предметах, упростить и ускорить процесс оформления учетной документации.

В Кирилло-Белозерском музее-заповеднике с 2003 года установлена и используется программа АС «Музей–3», разработанная специалистами Главного информационно-вычислительного центра (ГИВЦ) Министерства культуры России. Основные достоинства данной программы: возможность введения полной и всесторонней информации о предмете; возможность поиска информации по многим критериям; формирование и печать различных фондовых документов. Работа по формированию базы данных о коллекциях музея ведется сотрудниками научно–фондового отдела постоянно. Все вновь принятые предметы при постановке на учет сразу же проходят через автоматизированную систему, в тоже время осуществляется пополнение базы сведениями о старых поступлениях. Только за 2012 год электронный каталог музея пополнился на – 3840 пр. На 1 января 2013 г. из 38073 предметов основного фонда, хранящихся в музее, в электронную базу включено – 12614 пр., что составляет 33 % от общего объема основного фонда. Эти цифры показывают, какая огромная работа еще предстоит по созданию электронной базы музея.

Формирование системы ведётся в нескольких направлениях:

1. Ведение электронного каталога предметов, находящихся в основном фонде музея.

2. Пополнение базы данных в процессе научной обработки предметов (вторичный учет). Каждый предмет описывается по нескольким обязательным и дополнительным полям, определяемым для каждой коллекции, исходя из вида описываемого предмета.

3. Ведение справочника персоналий. В этот блок входит вся информация о людях, имеющих отношение к музейному предмету: авторы, владельцы, сдатчики и т.д.

О каждом собирается и накапливается информация.

4. Внесение в базу данных изображений предмета.

Подключение к текстовым формам изображений повышает достоверность объектной информации.

5. Пополнение базы данных информацией о передвижениях музейного предмета.

Это сведения о выдаче предмета на выставки, в экспозиции, на реставрацию и т.д. Вся эта информация постепенно накапливается в базе данных и затем используется по назначению.

6. Получение по наличию введенного материала учетной документации.

Несмотря на то, что пока сведения введены лишь частично по всем коллекция, хранители используют систему не только для ввода информации, но и для формирования основной учетной документации: инвентарных карточек, инвентарных книг, коллекционных описей, топоописей, актов на ответственное хранение, карточек попредметной картотеки.

7. Посредством программы АС «Музей-3» сотрудники научно–фондового отдела имеют возможность реализовать работу по предоставлению сведений о музейных предметах для включения в Государственный каталог музейного фонда Российской Федерации, который представляет собой электронную базу данных, содержащую основные сведения о каждом музейном предмете и каждой музейной коллекции, включенных в состав Музейного фонда Российской Федерации. Информация о музеях, музейных предметах и музейных коллекциях, содержащаяся в Госкаталоге, является общедоступной http://www.goskatalog.ru. На 1 сентября 2013 года на регистрацию и включение в Государственный каталог отправлены данные о 6000 ед. хр. основного фонда Кирилло-Белозерского музея–заповедника.

Одной из основных задач сотрудников научно–фондового отдела является внесение полной информации о музейных предметах и коллекциях в электронный каталог музея. Так как полноценно работать с базой данных можно лишь тогда, когда ее наполнение близко к 100%. По мере роста числа описаний предметов в базе данных расширится сфера использования информационной системы. С достижение объема информации близкого к 80% – 90 % от фактичекского размера коллекции эффективнее начнут работать функции обработки запросов и классификации предметов по типовой и видовой принадлежности. Система «Музей–3» позволит не только хранить информацию, но и автоматизировать процессы подготовки и комплектования выставок и экспозиций, систематизировать и публиковать данные о музейных предметах с использованием изображений, осуществлять быстрый поиск и выборку по любым атрибутам, вести учётные операции и готовить различные виды документов, списков, каталогов.